Давать обратную связь сотруднику важно, чтобы помочь ему понять, как он выполняет работу, и чтобы предоставить ему возможность улучшить навыки. Если отсутствует обратная связь — значит, нет ни обсуждения текущих задач, ни информации о недостающих навыках или опыте. Следовательно, нет и стимула к развитию.

Понятие «обратная связь» окружено множеством заблуждений и страхов. Однако все, что вам нужно, — это объективный взгляд с добрыми намерениями, а также некоторые рекомендации, предложенные ниже.

Какие существуют типы обратной связи

В зависимости от целей и задач можно выделить следующие виды обратной связи:

• поддерживающая: закрепляет желательное поведение, усиливает мотивацию, вовлечённость
• корректирующая: даётся, когда нужно исправить какие-то недочёты в работе или поведении
• мотивирующая: нужна для вдохновения, побуждает к изменениям, позволяет передать заряд энергии
• развивающая: даётся с целью поиска зон рост

Если при словах «Вам нужно дать сотруднику обратную связь» у вас замирает сердце, вы не одиноки. В основе этого лежит страх перед вопросом: «А что, если они плохо отреагируют?» Начинающие руководители часто боятся показаться тиранами, обидеть подчинённых, но из-за этого страдают рабочие процессы. Ведь постоянный рост и развитие зависят от открытого и честного общения.

Важно изменить свои представления об обратной связи. Рассматривая свои страхи, спросите себя: «Основаны ли эти страхи на реальности или просто на предположениях?» Скорее всего, это второй вариант.

Как только вы почувствуете, что готовы дать обратную связь, пора подумать — как эффективно её преподнести? Даже корректирующая обратная связь при правильной подаче может быть доброжелательной и продуктивной. Сейчас вы узнаете пошаговый процесс предоставления обратной связи.

Обратная связь даёт нужный эффект, если в её основе — чёткая структура: что, как, для чего руководитель намерен обсудить с подчинённым. Перед началом разговора необходимо понимать, какие именно аспекты работы нужно обсудить, а также какие изменения требуются. Подумайте, что вы хотите сказать, как вы хотите это сказать и какого результата вы надеетесь достичь.

Вот несколько вопросов, над которыми стоит задуматься:

• Какова цель этой встречи?
• Какое поведение я хочу обсудить?
• Как может отреагировать этот человек?
• На какой результат я надеюсь?
• Как я могу помочь этому человеку достичь результата?

Заблаговременно предупредите сотрудника, что вы планируете провести беседу, в которой будете давать обратную связь. Сообщение, начинающееся словами: «Нам нужно поговорить о вашей работе», может вызвать тревогу.

Воспользуйтесь одной из приведенных ниже фраз:

• «У меня есть несколько мыслей, которыми я хотел бы с тобой поделиться».
• «У меня есть несколько предложений, которыми я хотел бы поделиться».

Вступление фокусируется на позитивных причинах, по которым вы даете обратную связь. Вот несколько фраз, которые вы можете использовать:

• «Я как руководитель хочу, чтобы ты добился успеха. У меня есть несколько идей, которые помогут это сделать».
• «Я у меня есть несколько наблюдений, которые, на мой взгляд, могут очень помочь тебе в работе».

Затем подробно опишите поведение: устные или письменные комментарии, невербальные сигналы или действия, результаты работы.

Описывая поведение, придерживайтесь конкретных случаев и рисуйте подробную картину.

После обзора поведения объясните его последствия или результат, т. е. что вы или другие люди думали, чувствовали или делали в результате такого поведения.

Например, вы можете сказать: «Когда ты разговаривал с Виктором, ты заставил его почувствовать, что у него нет права голоса и что его мнение не имеет значения».

Если же вы используете поддерживающий тип обратной связи, то можете сказать: «Мы получили несколько новых клиентов, которые купили наш продукт благодаря твоей прекрасной презентации».

После того как вы поделились своим сообщением, дайте получателю возможность обработать информацию и высказать свою точку зрения.

Предоставив сотруднику возможность поделиться своими мыслями, вы получите дополнительное представление об обсуждаемом поведении. Например, вы можете узнать, почему ваш сотрудник не смог хорошо выполнить задание.

Как только вы затронули тему прошлого поведения, переключите разговор на будущее поведение. Этот шаг особенно важен, так как он переводит разговор в позитивное русло. Он также помогает вашему собеседнику задуматься о будущих планах, а не о прошлых неудачах.

Выясните, с какими трудностями сталкивается человек, какая поддержка ему нужна для преодоления проблем и какие альтернативные подходы он может попробовать.

Затем договоритесь о дальнейших действиях. Обсудите, какие из предложенных вами стратегий сработают лучше всего, и переходите к разработке конкретного плана.

Наконец, скажите: «Спасибо», выразив свою признательность за готовность сотрудника к разговору об обратной связи.

Когда вы благодарите кого-то, постарайтесь завершить фразу одним из этих примеров:

• «Спасибо, что нашёл время поговорить. Я знаю, что разговоры об обратной связи могут быть некомфортными, но это очень важно для твоего развития».
• «Спасибо за честный разговор, я ценю твою открытость и готовность меняться».

Если вы будете давать обратную связь конструктивно и без перехода на личности, по предложенному алгоритму, то скоро вы сможете заметить позитивные изменения в команде.