Разберем процесс эффективной постановки задач по пунктам. Важно сразу уточнить: техника, о которой пойдёт речь, предназначена для заданий средней и высокой сложности. В случае с рутинными или хорошо знакомыми поручениями излишнее усложнение ни к чему.

Например, если нужно просто попросить коллегу уточнить время совещания у смежного отдела, достаточно короткой просьбы. Применять здесь многоступенчатые алгоритмы не имеет смысла. Но когда перед подчиненным ставятся нетривиальные или новые цели, без грамотной мотивации не обойтись.

Чтобы задача была выполнена качественно и в срок, нужно последовательно пройти шесть этапов.

Вы можете менять порядок перечисленных пунктов в зависимости от ситуации, но главное правило остается неизменным: в постановке должны быть присутствовать все шесть компонентов.

1. Мотивация
Сотрудник должен понимать, почему эта задача важна именно для него. Мотивация может быть как положительной («Если успешно закроешь сделку, это прямой путь к повышению»), так и отрицательной («Если план не будет выполнен, придётся понизить тебя в должности»).

2. Алгоритм действий
Если задание не творческое, но сложное или новое, полезно дать чёткую пошаговую структуру. Это упрощает контроль на промежуточных этапах.

3. Ожидаемый результат
Акцент на конечной цели дисциплинирует и фокусирует сотрудника. Чем яснее он видит результат, тем быстрее найдёт пути его достижения. Этот пункт — ключевой в постановке задач. Проговаривайте его неоднократно. Например, вы можете чётко дать понять сотруднику, что итог, который будет принят, — это готовый скрипт продаж / отчёт по завершённым сделкам / готовый дизайн-макет.

4. Средства достижения
Иногда сотрудники попросту не знают, какими инструментами можно воспользоваться. Необходимо чётко обозначить все доступные ресурсы: время, бюджет, полномочия, информация, коллеги-помощники, технологии.

5. Обоснование реальности и необходимости
Задачи часто срываются из-за того, что сотрудник не верит в их выполнимость или не видит смысла. Важно аргументировать, почему это нужно сделать именно сейчас.

Например, руководитель отдела продаж может объяснить: конкуренты из компании Б активизировались — они обзванивают наших клиентов и предлагают им новые условия. Если мы будем медлить с встречным предложением, мы рискуем потерять клиентов.

6. Время контроля
Без чёткого дедлайна вероятность выполнения становится непредсказуемой. Устанавливайте конкретные сроки для промежуточных проверок и финального результата.

Пример правильной постановки задачи:

«Вам необходимо за неделю подготовить бюджет на следующий квартал. Итогом должна стать таблица с перечнем деталей, которые мы обычно закупаем, с указанием количества и стоимости, а также итоговой суммой. К ней мы прибавим 10% на непредвиденные расходы. По каждой позиции нужно краткое обоснование. Эту задачу я ставлю именно вам, потому что вы — профи, который работает на производстве уже несколько лет, и я уверен, что вы можете спрогнозировать даже неочевидные потребности. Задача — не экономить любой ценой, но и не сорить деньгами. Подготовьте реалистичный бюджет в установленный срок, и тогда я смогу защитить его уже на ближайшем совещании».

Возьмите задачу среднего или высокого уровня сложности, которую вы собираетесь делегировать члену вашей команды. Сформулируйте её в соответствии с этой моделью, а затем отметьте, насколько хорошо сотрудник её понял и насколько качественно выполнил.

Для удобства прилагаем шпаргалку: