Вы наверняка слышали о таком инструменте. Может, даже пользовались. Но как только вы становитесь руководителем, классическая матрица перестаёт работать.
Давайте пересоберём матрицу Эйзенхауэра под реальность руководителя. Мы будем не просто раскладывать задачи по квадрантам, а выработаем для каждого квадранта конкретную стратегию действий.
Квадрант 1: Важно и Срочно. Стратегия: СДЕЛАТЬ САМОМУ, НО С АНАЛИЗОМ.
Да, есть задачи, которые требуют вашего немедленного включения. Критический сбой, который можете починить только вы, потому что обладаете доступом администратора, или сложная ситуация с ключевым клиентом, где нужно ваше лицо и ваш авторитет. Такие задачи действительно нужно делать самому. Важно то, что после того как пожар потушен, вы обязаны провести анализ. Почему это произошло? Как сделать, чтобы больше не повторилось? Без этого анализа вы обречены тушить этот же пожар снова и снова.
Квадрант 2: Важно, но не Срочно. Стратегия: ВЫДЕЛИТЬ ВРЕМЯ ВО ЧТО БЫ ТО НИ СТАЛО.
Это ваш главный квадрант как руководителя. Именно здесь живут стратегическое планирование, развитие команды, встречи один на один, построение процессов. Но у этих задач есть коварное свойство — кажется, что их можно откладывать бесконечно. Поэтому единственный работающий способ — это жёстко забронировать под них время в календаре и защищать своё право на это время.
Квадрант 3: Не важно, но Срочно. Стратегия: ДЕЛЕГИРОВАТЬ.
Это самый коварный квадрант. Задачи из него маскируются под важные просто потому, что они срочные. Большинство этих задач не имеют отношения к вашим целям — они важны для кого-то другого. И ваша задача — научиться передавать их. Если задача может быть сделана кем-то из команды, смело делегируйте. Если задача вообще не ваша, вежливо, но твёрдо откажитесь или перенаправьте запрос туда, где он должен решаться.
Квадрант 4: Не важно и не Срочно. Стратегия: УДАЛИТЬ.
С этим квадрантом всё просто. Бесконечное чтение отчётности, которая не влияет ни на какие решения, совещания ради совещаний — всё это должно быть безжалостно удалено. Потому что время — ваш единственный невосполнимый ресурс, и тратить его на этот квадрант — непозволительная роскошь.
Как определить, что действительно важно: простой фильтр
Самый сложный вопрос Матрицы Эйзенхауэра — «как определить важность». Предлагаем простой фильтр из двух вопросов, с помощью которого можно проверить любую задачу.
Первый вопрос: «Приближает ли эта задача меня к главной цели квартала или года?»
Если нет, скорее всего, это не важно.
Второй вопрос: «Что случится, если я не сделаю эту задачу совсем?»
Представьте последствия. Если последствия — потеря денег или увольнение ключевого сотрудника, это важно.
Два ДА — задача в квадрате 1 или 2. Два НЕТ — смело удаляйте или делегируйте. Одно ДА, одно НЕТ— скорее всего, задачу можно отложить или делегировать.
В следующем модуле мы перейдём ко второй функции POLC — Organizing (Организация). Будем учиться превращать план в работающую структуру и эффективно ставить задачи команде.
